§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi dostępu do serwisu Heating Service (dalej: „Serwis"), dostępnego pod adresem [DO UZUPEŁNIENIA: adres strony serwisu].
2. Operatorem Serwisu jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa prawna operatora], [DO UZUPEŁNIENIA: adres siedziby], NIP: [DO UZUPEŁNIENIA: NIP], e-mail: admin@zdalny.online (dalej: „Operator").
3. Serwis jest narzędziem do zarządzania działalnością serwisową (zlecenia, klienci, urządzenia, magazyn części, harmonogram, raporty, komunikacja) i jest przeznaczony dla przedsiębiorców.
4. Warunkiem korzystania z Serwisu jest akceptacja Regulaminu.

§2 Definicje

• Operator — podmiot wskazany w §1 ust. 2, świadczący usługę dostępu do Serwisu.
• Firma — przedsiębiorca, który zawarł z Operatorem umowę o korzystanie z Serwisu w celu zarządzania swoją działalnością serwisową.
• Użytkownik — osoba fizyczna posiadająca Konto w Serwisie (np. właściciel, administrator lub pracownik Firmy).
• Konto — indywidualne konto Użytkownika w Serwisie, chronione loginem i hasłem.
• Klient końcowy — klient Firmy, którego dane Firma wprowadza do Serwisu w związku z obsługą serwisową.

§3 Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i niezbędnych plików cookies oraz aktywny adres e-mail.
2. Wyłączenie niezbędnych plików cookies może uniemożliwić zalogowanie się i korzystanie z Serwisu. Szczegóły opisuje Polityka cookies.

§4 Zawarcie umowy i Konto

1. Umowa o świadczenie usługi zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta i akceptacji Regulaminu.
2. Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych i aktualnych danych podczas rejestracji.
3. Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności danych dostępowych do Konta.
4. Zabronione jest udostępnianie Konta osobom trzecim; każdy Użytkownik korzysta z własnego Konta.

§5 Zakres usług

Serwis umożliwia w szczególności:

• zarządzanie zleceniami serwisowymi i protokołami,
• zarządzanie bazą klientów i urządzeń,
• planowanie harmonogramu prac,
• zarządzanie magazynem części,
• generowanie raportów i dokumentów,
• komunikację wewnętrzną oraz powiadomienia (w tym push i e-mail).

§6 Płatności

1. Korzystanie z Serwisu może być odpłatne zgodnie z wybranym pakietem.
2. Wysokość opłat, okresy rozliczeniowe i sposób płatności określa cennik lub indywidualna umowa z Firmą.
3. Zmiana cennika nie wpływa na opłacony okres rozliczeniowy.

§7 Obowiązki Użytkownika i działania niedozwolone

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym oraz naruszanie praw osób trzecich.
3. Zabronione są działania mogące zakłócić funkcjonowanie Serwisu, w tym próby nieuprawnionego dostępu do danych innych Firm.
4. Użytkownik i Firma ponoszą odpowiedzialność za treści i dane wprowadzone przez siebie do Serwisu, w tym za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych Klientów końcowych.

§8 Odpowiedzialność Operatora

1. Operator dokłada starań, aby Serwis działał w sposób ciągły i prawidłowy, oraz wykonuje regularne kopie zapasowe danych.
2. Operator zastrzega możliwość przerw technicznych niezbędnych do konserwacji lub rozwoju Serwisu; o planowanych przerwach Użytkownicy będą w miarę możliwości informowani z wyprzedzeniem.
3. Wobec Firm i Użytkowników niebędących konsumentami odpowiedzialność Operatora za szkody wyrządzone rażącym niedbalstwem ograniczona jest łącznie do sumy opłat uiszczonych przez Firmę za ostatnie 12 miesięcy korzystania z Serwisu. Ograniczenie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej — w tym zakresie odpowiedzialność Operatora jest nieograniczona, zgodnie z art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego.
4. Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania wobec konsumentów ani osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, którym przepisy przyznają ochronę konsumencką — w tym zakresie odpowiedzialność Operatora regulują powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

§9 Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników (dane kont) jest Operator. Zasady przetwarzania opisuje Polityka prywatności.
2. W odniesieniu do danych osobowych Klientów końcowych wprowadzanych do Serwisu przez Firmę administratorem danych jest Firma, a Operator występuje jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.
3. Z chwilą zawarcia umowy Firma powierza Operatorowi przetwarzanie danych Klientów końcowych w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi (przechowywanie, wyświetlanie, generowanie dokumentów, wysyłka powiadomień), przez czas trwania umowy.
4. Operator zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Firmy, chyba że obowiązek ich przetwarzania nakłada prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie — w takim przypadku Operator informuje Firmę o tym obowiązku przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo to nie zabrania takiego informowania z uwagi na ważny interes publiczny.
5. Operator zobowiązuje się: zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności; stosować środki bezpieczeństwa wymagane art. 32 RODO, opisane szczegółowo w Polityce prywatności (pkt 11); wspierać Firmę — środkami technicznymi i organizacyjnymi — w realizacji praw osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO); wspierać Firmę w wykonywaniu obowiązków związanych z bezpieczeństwem przetwarzania, zgłaszaniem naruszeń ochrony danych oraz oceną skutków dla ochrony danych (art. 32–36 RODO).
6. Po zakończeniu umowy Operator, według wyboru Firmy zgłoszonego przed jej zakończeniem, zwraca Firmie powierzone dane w powszechnie używanym formacie albo usuwa je wraz z istniejącymi kopiami; w razie braku żądania zwrotu — Operator usuwa dane. Powyższe nie dotyczy danych, których dalsze przechowywanie nakłada obowiązek wynikający z prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego — w takim przypadku dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie i przez okres wymagany tym obowiązkiem.
7. Firma wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Operatora z dalszych podmiotów przetwarzających (m.in. hosting, dostawca poczty e-mail, dostawca powiadomień push) wymienionych w Polityce prywatności. Operator poinformuje o zamierzonych zmianach na liście tych podmiotów, umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu. Operator nakłada na każdy dalszy podmiot przetwarzający te same obowiązki ochrony danych, jakie wynikają z niniejszego paragrafu, i odpowiada wobec Firmy za działania oraz zaniechania tego podmiotu jak za działania i zaniechania własne.
8. Operator udostępnia Firmie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z niniejszego paragrafu oraz umożliwia Firmie lub upoważnionemu przez nią audytorowi przeprowadzanie audytów zgodności przetwarzania, w tym inspekcji, nie częściej niż raz w roku oraz dodatkowo w razie uzasadnionego podejrzenia naruszenia — a także niezwłocznie informuje Firmę, jeżeli w jego ocenie wydane polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych osobowych. Obowiązek umożliwienia audytu może zostać zrealizowany także przez udostępnienie aktualnego raportu z niezależnego audytu bezpieczeństwa (np. ISO 27001), jeżeli Operator takim raportem dysponuje.

§10 Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać na adres e-mail: admin@zdalny.online lub pisemnie na adres Operatora.
2. Reklamacja powinna zawierać: dane pozwalające zidentyfikować Użytkownika lub Firmę, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. Operator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od ich otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana (lub adres wskazany w reklamacji).

§11 Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (powiadomienie w Serwisie lub e-mail).
3. Użytkownik lub Firma, którzy nie akceptują zmian, mogą wypowiedzieć umowę przed dniem ich wejścia w życie; dalsze korzystanie z Serwisu po tym dniu oznacza akceptację zmian.

§12 Rozwiązanie umowy

1. Firma i Użytkownik mogą w każdej chwili zrezygnować z korzystania z Serwisu i zażądać usunięcia Konta.
2. Operator może wypowiedzieć umowę lub zablokować Konto z ważnych przyczyn, w szczególności rażącego naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń (chyba że charakter naruszenia uzasadnia natychmiastową blokadę ze względów bezpieczeństwa).
3. Po rozwiązaniu umowy dane są usuwane w terminie 30 dni, z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (np. dokumentacja rozliczeniowa) lub niezbędne do dochodzenia albo obrony roszczeń.

§13 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
2. Spory z Firmami i Użytkownikami niebędącymi konsumentami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora. W sporach z konsumentami właściwość sądu określają przepisy powszechnie obowiązujące.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym z platformy ODR: https://ec.europa.eu/consumers/odr.